Stato fattura elettronica guida notifiche

Una volta inviata una fattura elettronica bisognerà verificare l’esito della trasmissione. La nostra piattaforma invia informazioni direttamente tramite mail.

I file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio possono essere:

• una ricevuta di consegna: per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file Fattura (la fattura elettronica si considera emessa ai sensi dell’art. 21 DPR 633-1972);
• una notifica di mancata consegna: per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file Fattura (anche in questo caso la fattura si considera emessa);
• una notifica di scarto: nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti (in questo caso la fattura elettronica si considera NON emessa);

Solo per fatture verso la Pubblica amministrazione

• una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura che a sua volta può essere:
  • EC01: Accettazione
  • EC02: Rifiuto
• una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito;
• una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione);

Stato fattura elettronica guida notifiche del portale

Stato fattura elettronica guida notifiche

Sul portale, affianco alle fatture inviate, ci sono le ICONE per comprendere meglio lo stato fattura:

CLESSIDRA: fattura recepita dal sistema, in attesa di essere prelevata da SDI (attenzione se fattura importata attende il firma-invia)
X: c’è un errore per cui SDI non preleva la fattura
I: la fattura è ora inviata ed ufficialmente in mano a SDI
S: SDI ha fatto i controlli e ha scartato la fattura, occorre reinviare entro 5 giorni con stesso numero e data – NB. non fare Nota Credito.

NEL CASO DI FATTURE A PRIVATI

C: Consegnato: SDI notifica di aver consegnato la fattura che risulta correttamente recapitata al canale del destinatario.
MC: Mancata consegna: La fattura è fiscalmente corretta e valida e non può essere reinviata a SDI. Nel caso di destinatario “solo codice fiscale” è la giusta notifica che certifica il deposito sul cassetto fiscale. Per gli altri destinatari SDI notifica che non ha potuto consegnare la fattura nel canale telematico del cliente ma l’ha depositata nel cassetto fiscale del cliente, nella sezione “Fatture Messe a Disposizione”. Occorre comunicare al cliente che la fattura è nel proprio cassetto fiscale.
NB. NON INVIARE L’XML AL CLIENTE! Per l’Agenzia delle Entrate il documento depositato nel cassetto fiscale può essere utilizzato (quindi anche ai fini iva) dal cliente solo al momento della visione nel cassetto!

NEL CASO DI FATTURE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

A: Accettato: la fattura è stata consegnata e la PA l’ha accettata integralmente.

R: Rifiutato: la fattura è stata consegnata ma la PA non l’ha accettata, di solito ne dà motivazione nella ricevuta. Se non chiaro il motivo contattare la PA.
DT: Decorrenza termini la fattura è stata consegnata ma la PA non ha provveduto a darne accettazione o rifiuto. Se non chiaro il motivo contattare la PA.
MC: Mancata consegna: La fattura è fiscalmente corretta e valida e non può essere reinviata a SDI. Il cliente non era raggiungibile, sdi tenterà di reinviare per 10 gg la fattura alla PA e occorre attendere la notifica aggiornata.
AT: Attestazione Impossibilità Recapito: La fattura è fiscalmente corretta e valida e non può essere reinviata a SDI. Dopo i tentativi di invio previsti SDI non è  riuscito a recapitare alla PA la fattura, per cui va concordato con la PA la modalità di trasmissione (tipicamente si inoltra xml inviato per mail)

NB. Ricorda che le icone sono cliccabili e una volta aperte è possibile scaricare la relativa ricevuta ufficiale SDI, utile da dare al cliente quando non trova la fattura. LE DATE A FIANCO LA NOTIFICA SONO DATE UFFICIALI SDI, per cui nelle Inviate indica la Emissione ufficiale, nelle ricevute è la data di consegna, quindi di ricevimento.

Cosa fare se ..

Nei casi in cui la fattura non si consideri emessa ai sensi del citato art. 21 DPR 633-1972 (dunque quando scartata prima della consegna all’Ufficio destinatario o da questo rifiutata entro quindici giorni) sarà possibile correggere gli errori e ritrasmettere la stessa fattura avendo solo cura di mutare il solo codice di invio. Per far questo devi importare la fattura già salvata sul redattore, apportare le correzioni, modificare il codice di invio e scaricare il nuovo documento che poi firmerai e invierai al SdI.

Nei casi in cui la fattura sia giunta al destinatario e questi non l’abbia rifiutata entro il termine di quindici giorni, questa è da considerarsi fiscalmente emessa e non potrai semplicemente riemetterla, dovrai “annullarla” con una nota di credito. Per far questo importa la fattura errata nel redattore, modifica l’identificativo di invio, cambia il tipo di documento da fattura a nota di credito, specifica nella causale qualcosa tipo “storno fattura n. x del xx.xx.xxx per errata fatturazione”, scarica la nota di credito, firmala e trasmettila al SdI esattamente come fosse una fattura. Poi, partendo dalla stessa fattura errata che importerai nuovamente nel redattore, correggi gli errori e crea una fattura nuova e corretta (attenzione quindi al nuovo progressivo ecc.).

Nel caso la fattura sia infatti stata consegnata e risulti dunque emessa, se provi semplicemente a ritrasmettere la fattura corretta al SdI, pur modificando il codice di invio, riceverai una notifica di scarto con errore: “Fattura duplicata : Fattura duplicata numero x del xxxx-xx-xx, posizione nel lotto 1”.

Come invio le fatture elettroniche?

Prepara la fattura come hai sempre fatto, le informazioni non sono diverse dal solito.  Nella sua anagrafica dovrai solo aggiungere il “codice destinatario” o la PEC compilando l’apposito campo del “Recapito” (non necessario se il cliente è un consumatore Al termine non serve stamparla ma ti basta cliccare su “genera XML” Poi con il servizio con il servizio KS Fattura elettronica gestisci il processo di fatturazione, invi, ricezione e conservazione.

Ricevere fatture elettroniche fornitori

Con KS Fattura scarichi i file delle fatture elettroniche in arrivo dai fornitori (il cosiddetto “ciclo passivo”) direttamente nella piattaforma evitando la scomodità di dover passare dalla PEC! Per iniziare, assicurati che i fornitori inviino le fatture elettroniche al tuo 

codice destinatario:

TRS3OH9

NB: Il codice destinatario è UNICO e UGUALE per tutti i clienti della piattaforma mysond che gestisce ricezione e inoltro delle fatture elettroniche. E’ normale che molti altri lo usino: non ti preoccupare, la piattaforma riconosce le fatture a te indirizzate grazie alla partita IVA e ti consegna solo le tue.

Il tuo commercialista

La fattura elettronica rende molto più efficiente e “fluida” la collaborazione tra il commercialista ed i propri clienti: non è più necessario consegnare al proprio consulente pacchi di fatture emesse e ricevute, tutto avviene su file e l’importazione di questi dati nel gestionale di studio è pressoché automatica con grande beneficio per l’abbattimento degli errori di imputazione dati! In definitiva, grazie al formato XML (fattura elettronica) dal nostro sistema si invieranno le fatture tramite email direttamente al nostro consulente. A breve pubblicheremo un sistema automatico per inoltrare al consulente del cliente le fatture xml inviate e ricevute dai nostri sistemi, in maniera automatica e calendarizzata.