Guida fatturazione elettronica con KS Fattura
Convertire una fattura proforma in fattura
Convertire una fattura proforma in fattura è semplicissimo. Si consideri che si può eseguire la conversione anche da preventivo in fattura o da preventivo in parcella. Per la versione azienda è possibile creare anche la fattura importando il documento di trasporto.
Quindi da nuovo fattura, selezioniamo il cliente, dal tasto “Importa altro documento” (vedi immagine sotto) sarà possibile scegliere il documenti creati per il cliente.
convertire una fattura proforma in fattura
A questo punto si aprirà la finestra che contiene i documenti riferiti al cliente (preventivi, fatture proforma, DDT, ecc). Basterà selezionare uno o più documenti e cliccare il tasto “Conferma i riferimenti”
convertire una fattura proforma a fattura scelta del documento
In automatico saranno importati i documenti scelti nel corpo della fattura. Come si può notare dall’immagine compare una riga che riporta il riferimento del documento importato. La fattura può essere modificata a piacimento. A fattura ultimata basterà sul tasto “Salva Doc”
convertire una fattura proforma a fattura scelta – salva fattura
Informazioni utili. La fatturazione elettronica passo passo!
Come si invio le fatture elettroniche?
Prepara la fattura come hai sempre fatto, le informazioni non sono diverse dal solito. Nella sua anagrafica dovrai solo aggiungere il “codice destinatario” o la PEC compilando l’apposito campo del “Recapito” (non necessario se il cliente è un consumatore
Al termine non serve stamparla ma ti basta cliccare su “genera XML”
Poi con il servizio con il servizio KS Fattura elettronica gestisci il processo di fatturazione, invi, ricezione e conservazione.
Ricevere fatture elettroniche fornitori
Con KS Fattura scarichi i file delle fatture elettroniche in arrivo dai fornitori (il cosiddetto “ciclo passivo”) direttamente nella piattaforma evitando la scomodità di dover passare dalla PEC!
Per iniziare, assicurati che i fornitori inviino le fatture elettroniche al tuo
codice destinatario:
TRS3OH9
NB: Il codice destinatario è UNICO e UGUALE per tutti i clienti della piattaforma mysond che gestisce ricezione e inoltro delle fatture elettroniche. E’ normale che molti altri lo usino: non ti preoccupare, la piattaforma riconosce le fatture a te indirizzate grazie alla partita IVA e ti consegna solo le tue.
Il tuo commercialista
La fattura elettronica rende molto più efficiente e “fluida” la collaborazione tra il commercialista ed i propri clienti: non è più necessario consegnare al proprio consulente pacchi di fatture emesse e ricevute, tutto avviene su file e l’importazione di questi dati nel gestionale di studio è pressoché automatica con grande beneficio per l’abbattimento degli errori di imputazione dati!
In definitiva, grazie al formato XML (fattura elettronica) dal nostro sistema si invieranno le fatture tramite email direttamente al nostro consulente.
A breve pubblicheremo un sistema automatico per inoltrare al consulente del cliente le fatture xml inviate e ricevute dai nostri sistemi, in maniera automatica e calendarizzata.
Conservazione sostitutiva
Per tutte le fatture elettroniche inviate e ricevute vige l’obbligo di effettuare la conservazione sostitutiva per 10 anni. Le procedure per la conservazione sostitutiva sono complesse e, nella pratica, inattuabili da imprese di piccole/medie dimensioni.
Tutte le fatture inviate o ricevute con KS Fattura vengono automaticamente messe in conservazione sostitutiva a norma di legge all’interno di mysond.
Informazioni utili. Piccolo glossario!
Fatture B2B
Fatture tra privati (business to business), ovvero emesse ad un soggetto italiano con P.IVA.
Fatture B2C
Fatture a consumatori (business to consumer), ovvero emesse ad un soggetto italiano senza P.IVA.
Fatture PA
Fatture emesse alla Pubblica Amministrazione.
AdE
Agenzia delle Entrate.
XML
E’ un linguaggio con cui è possibile descrivere informazioni in modo strutturato. Le fatture elettroniche sono dei file in formato XML realizzati secondo lo schema “FatturaPA” definito dall’AdE.
Codice destinatario
Conosciuto anche come “codice SDI”, è un codice alfanumerico di 6 caratteri (per la Pubblica Amministrazione) o di 7 caratteri per i privati che identifica l’“indirizzo virtuale” (ovvero la piattaforma software) in cui vanno depositate le fatture inviate al destinatario che adotta tale codice. Le principali software house hanno predisposto piattaforme software accreditate con l’AdE per consentire ai propri clienti di ricevere fatture con un unico codice. I clienti KS Fattura usano il codice della piattaforma mysond: TRS3OH9
PEC
Chi non dispone di un codice destinatario può ricevere le fatture elettroniche anche nella propria casella di posta elettronica certificata (metodo più scomodo del codice destinatario).
Cassetto fiscale
E’ l’area privata che ciascun soggetto (persona fisica, azienda, ente, etc.) dispone nei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate e alla quale si può chiedere di accedere tramite apposita procedura. Le fatture ricevute vengono sempre depositate nel proprio cassetto fiscale, anche se sono state inviate ad un codice destinatario errato oppure ad una PEC errata!
SDI
E’ il Sistema d’Interscambio dell’AdE. Ogni fattura emessa transita per lo SDI che la controlla, la memorizza (per le necessità dell’AdE), la trasmette quindi al destinatariO (al codice destinatario oppure alla PEC a seconda dei casi) e la colloca quindi anche nel cassetto fiscale del destinatario stesso.