Per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee quel che conta non è, di per sé, il tipo di formato utilizzato per la sua creazione – se elettronico o cartaceo – ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario. È uno dei chiarimenti forniti dalle Entrate nella Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014. In particolare l’Agenzia nella Parte I si occupa delle novità in materia di fatturazione elettronica introdotte, in recepimento della direttiva 2010/45/UE, dalla Legge n. 228/2012 (art. 1, commi 325 a 328), mentre nella Parte II risponde ai quesiti generali relativi agli obblighi di fatturazione, con particolare riferimento alla fatturazione differita e alla fatturazione semplificata. Vediamo i principali rilevi formulati dall’amministrazione finanziaria nella Parte I.
Definizione e requisiti della fattura elettronica
L’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, così come modificato dall’art. 1, comma 325 della citata Legge n. 228/2012, definisce la fattura elettronica come “la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”: alla stregua di detta definizione, precisa l’Agenzia, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo, e viceversa vanno considerate elettroniche le fatture create in formato cartaceo siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici, sempre che soddisfino i requisiti prescritti. Lo stesso art. 21 dispone che “il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”, accettazione che, secondo le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE, non presuppone necessariamente un accordo formale (precedente o successivo) alla fatturazione fra le parti: se l’emittente fattura elettronicamente e il ricevente non accetta, la fattura rimarrà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica.
Quanto ai requisiti di autenticità, integrità e leggibilità della fattura elettronica che, secondo il citato art. 21 (nuova formulazione), il soggetto emittente ha l’obbligo di garantire dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione, l’Agenzia, nel documento in esame, precisa che:
con l’espressione “autenticità dell’origine” si intende che l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi;
con l’espressione “integrità del contenuto” si intende che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’art. 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possono essere alterati;
posto che l’art. 21 non individua le modalità idonee a garantire la leggibilità della fattura elettronica, le Note esplicative della direttiva 2010/45/UE stabiliscono detto requisito è soddisfatto se il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa, e se è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.
Per quanto riguarda le modalità che garantiscono i suddetti requisiti della fattura elettronica, mentre la precedente formulazione del citato art. 21 disponeva che l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura elettronica fossero “rispettivamente garantite mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità”, la nuova formulazione della norma rimette al soggetto emittente l’utilizzo della tecnologia ritenuta più idonea a garantire i requisiti di autenticità e integrità, e richiama a mero scopo esemplificativo:
i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile;
la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati;
le altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo. Invio della fattura elettronica.
Posto che il citato art. 21, nella nuova formulazione, non richiede più il “previo accordo con il destinatario” per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura, essendo sufficiente l’accettazione da parte del destinatario, e che per l’invio i soggetti coinvolti possono individuare gli strumenti idonei, l’Agenzia precisa che detta fattura “può essere messa a disposizione del destinatario, da parte dell’emittente o di un suo delegato, tramite accesso ad un sito internet, server o altro supporto informatico, ove la stessa è reperibile, nonché tramite messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento che permetta, previo accordo delle parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura”.
Fonte: Fiscopiù – Giuffrè per i Commercialisti – http://fiscopiu.it/news/fatturazione-elettronica-i-chiarimenti-delle-entrate
